Regelung seit 2012 – erhöhte Kontrolle
Nach langjährigen Diskussionen wurde heuer die sogenannte „Kassenrichtlinie“ erstellt, die die Erfassung von Bareinnahmen mittels Registrierkassen näher regelt. Deren Umsetzung liegt nun auch im Aufgabenbereich der neu geschaffenen Finanzpolizei. Das heikle Thema der Losungsermittlung unterliegt somit nicht nur bei einer Betriebsprüfung der Kontrolle, sondern kann auch unterjährig und unangemeldet jederzeit von Seiten dieser neuen Einrichtung kontrolliert werden.
Die Verpflichtung zur direkten Ermittlung der Tageslosung (Aufzeichnung jedes einzelnen Umsatzes) trifft Unternehmer mit Umsätzen über € 150.000,00. Dieser Verpflichtung wird üblicherweise mittels Registrierkasse nachgekommen. Wird freiwillig eine Registrierkasse verwendet, so muss diese ebenfalls den Richtlinien entsprechen.
In der Kassenrichtlinie wurden Registrierkassen in unterschiedliche Kategorien (Kassentypen) je nach Speicherfähigkeit und der Fähigkeit, Daten zu exportieren, eingeteilt. Die Skala reicht von Typ 1 (einfache mechanisch/numerisch druckende Registrierkasse ohne Elektronik über Typ 2 (2a, 2b, 2c, 2d für einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen mit Datenspeicherung) bis Typ 3 (Kassensysteme mit eigenem Betriebssystem).
Nach dieser Einteilung entsprechen Kassentypen ab 2c den Richtlinien, Typ 2a und Typ 2b sind nicht zulässig.
Für eine mögliche Steuerprüfung muss eine Dokumentation über die korrekte Erfassung der Bareinnahmen aufliegen. Dazu gehört auch die Beschreibung der Kassa. Diese Dokumentation sollte für eine jederzeitige Vorlage für eine mögliche Prüfung bei der Registrierkassa aufbewahrt werden.
Die Beschreibung der Kassa muss durch den Kassenhersteller oder –programmierer erfolgen und soll insbesondere wiedergeben, durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe der Bareinnahmen sichergestellt wird. Es gibt weder im Internet, noch sonst wo eine Liste, welche Fabrikate den Richtlinien entsprechen, diese Auskünfte kann nur der Kassenhersteller bzw. -programmierer liefern. Dieser stellt schriftlich fest, in welche Kategorie die Registrierkasse fällt und liefert die Beschreibung, wie die Kasse die vollständige Erfassung gewährleistet.
In diesem Zusammenhang empfehlen wir Ihnen, zeitnahe beim Software-Hersteller zu erheben, wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann und zu welchem Kassentyp Ihre Kasse gehört.
Sie als Unternehmer sollten dokumentieren, wie konkret bei Ihnen die Erfassung der Bareinnahmen vor sich geht (schreiben Sie den Ablauf der Losungsermittlung nieder).
Diesbezüglich ist es sinnvoll, das Interne Kontrollsystem der Losungsermittlung zu beschreiben: Wer ist verantwortlich für die Erstellung der notwendigen Ausdrucke? Wer macht dies bei Abwesenheit des Verantwortlichen? Welche Ausdrucke in welchem Datenformat werden erstellt? Wie erfolgt die Datensicherung, wann werden die Daten der Registrierkasse gesichert…?
Der Vollständigkeit halber weisen wir darauf hin, dass wenn die Bareinnahmen mittels Registrierkasse erfasst werden, die elektronische Wiedergabe der einzelnen Barumsätze auch für mindestens 7 Jahre gewährleistet sein muss. Diese Verpflichtung zur Datenspeicherung und Wiedergabe trifft Sie als Unternehmer.
Sollte Ihre Kasse den Vorgaben nicht entsprechen, sollten nötige Maßnahmen unbedingt noch in 2012 getroffen werden. Für die Kontaktaufnahme mit dem Kassenhersteller finden Sie unterhalb in der Beilage eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Kassentypen.
Für Rückfragen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Beilage 1: Infoblatt Kassenrichtlinien
Beilage 2: Übersicht über die Kassatypen