Bislang waren nur wenige Unternehmen in der Lage oder bereit, die hohen technischen Anforderungen für auf elektronischem Wege übermittelte Rechnungen zu erfüllen. Mit dem AbgÄG 2012 soll nunmehr auch die elektronische Rechnungslegung mit Wirkung ab 01.01.2013 neu geregelt werden und damit eine Vereinfachung der Rechnungsausstellung und die Gleichstellung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung erzielt werden.
Im Ergebnis können zukünftig auch elektronische Rechnungen, die zB per E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (zB als PDF- oder Textdatei) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass eine Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erforderlich ist.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
- Der Empfänger der elektronischen Rechnung muss dieser Art der Rechungsausstellung zustimmen.
- Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der siebenjährigen Aufbewahrungsdauer gewährleistet werden. Dieser Anforderung kann jedenfalls entweder durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren entsprochen werden. Jeder Unternehmer kann aber selbst bestimmen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet. Dies kann nunmehr zB durch Anwendung eines innerbetrieblichen Kontollverfahrenserfolgen. Dieses Kontrollverfahren kann im Rahmen eines entsprechend organisierten Rechnungswesens geschehen, aber auch manuell durch Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Geschäftsunterlagen (wie zB Bestellung, Auftrag, Laufvertrag, Lieferschein).